Nur wenn Leitungskräfte genug und richtig delegieren, bleibt Ihnen Zeit, Ihre eigentlichen Leitungsaufgaben zu bewältigen. 

Nun gibt es Leitungskräfte die am Liebsten alles selbst erledigen. Die meisten Führungs- und Leitungskräfte sind sich aber durchaus darüber bewusst, dass sie delegieren müssen und möchten dies ja auch gerne tun, wenn da nicht folgende Fragen wären...

• Was kann ich eigentlich delegieren und was nicht?
• Wie kann ich delegieren ohne dass das Ergebnis leidet?
• wie delegiere ich richtig, damit ich am Ende nicht mehr Arbeit habe als vorher?
• Was hindert mich daran, mehr zu delegieren?
• Welche Bereitschaft muss ich als Leitungskraft dafür mitbringen?
• Wie fördere ich durch Delegation die sukzessive Weiterentwicklung meiner Mitarbeiter/-innen? 

In diesem BLOG geht es um das  erfolgreiche delegieren als Leitungskraft und was uns dabei im Weg stehen kann!

Wichtige Voraussetzung für das Delegieren ist aber, dass ich als Führungs- und Leitungskraft die richtigen Prioritäten gesetzt habe und einen Überblick über alle anstehenden Projekte/Aufgaben, deren Wichtigkeit und Dringlichkeit für das Erreichen der Ziele gewonnen habe.

Vergl. hierzu auch gerne meinen letzten BLOG-Artikel: "Die richtigen Prioritäten setzen"

 An dieser Stelle lade ich Sie ein, selbst aktiv zu werden:

Aufgabe: Überlegen Sie für 10 Minuten, welche Aufgaben und Projekte bei Ihnen in den nächsten 3-6 Monaten anstehen und von welchen dieser Aufgaben sie sich gerne entlasten würden?

1. Notieren Sie sich hierfür bitte zunächst alle Aufgaben, die Ihnen einfallen, auf ein Blatt Papier oder in elektronischer Form.
2. Überlegen Sie dann in einem zweiten Schritt, welche dieser Aufgaben Sie delegieren können und welche nicht.
3. Tragen Sie diese hierzu geordnet in eine Liste mit zwei Spalten ein und versehen Sie diese mit den Überschriften: Delegierbare Aufgaben und nicht delegierbare Aufgaben

 An welchen Stellen zögern Sie? Wo entstehen bei Ihnen Fragen? Wo fällt es Ihnen schwer zu delegieren?

Warum fällt es uns schwer zu delegieren?

Ein Beispiel: Frau Meier, eine Leitungskraft mit viel Fachwissen, übernahm vor einiger Zeit einen neuen Bereich mit mehr Personal und neuen Leitungsaufgaben. In das Coaching kam Frau Meier, da Sie sich immer größerer Belastung ausgesetzt sah und Sie oft das Gefühl hatte, die anstehenden Aufgaben einfach nicht mehr zu schaffen. Neben anderen Facetten, die Frau Meier Druck verursachten, schauten wir uns im Coaching auch an, wie es um den Bereich der Delegation bei ihr bestellt ist.

Schnell wurde deutlich, dass Frau Meier nur zögerlich und zu wenig delegiert. Sie äußerte eine gewisse Angst davor, dass ihre Mitarbeiter/-innen Fehler machen könnten, die zu negativen Konsequenzen führen. Sie selbst befürchtet bei der Delegation größerer Aufgaben und Projekte, dass Sie die Kontrolle darüber verlieren könnte, zumal Sie ihre Mitarbeiter/-innen noch nicht so gut einschätzen kann. Oft hat Sie den Eindruck, dass die delegierten Aufgaben nicht schnell genug oder mit der nötigen Sorgfalt erledigt werden. Sie fragt sich öfter, ob Sie das selbst nicht hätte schneller und besser lösen können. Hinzu kommt, dass Sie einige fachliche Dinge auch gerne weiterhin selbst erledigt... Nur ein Beispiel.

Erkennen Sie ähnliche Überlegungen auch bei sich? Was genau bremst Sie aus?

Einladung zur Aufgabe/Selbstreflexion: Was hindert mich persönlich daran, umfassender zu delegieren?

• Mir ist unklar, was ich nicht delegieren kann und als Leitung selbst machen muss?
• Meine eigene Ansprüche (wie z.B. Perfektionismus)?
• Mein eigenes Kontrollbedürfnis?
• Angst vor Fehlern und negativen Konsequenzen?
• Mangelndes Vertrauen in meine Mitarbeiter/-innen?
• Ungeklärte eigene Rollenanteile (Fachlichkeit gegen Leitungsaufgaben)
• Ängste für die Arbeit anderer zur Rechenschaft gezogen zu werden oder haften zu müssen....
• Unsicherheit meine Mitarbeitenden im Team zu überfordern...

Andere Gründe?:

• Setzen Sie klare Ziele, Erwartungen und messbare Kriterien für den Erfolg der Aufgabe.
• Stellen Sie sicher, dass Sie diese klar und verständlich kommunizieren.
• Delegieren Sie eine Aufgabe oder ein Projekt immer nur an eine Person.
• Beschreiben Sie die Aufgabe und Verantwortlichkeit deutlich und klären Sie alle Fragen, die Ihr Mitarbeiter/Mitarbeiterin noch dazu haben.
• Berücksichtigen Sie die Kompetenzen, Fähigkeiten und Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden, damit Sie diese weder unter- noch überfordern.
• Geben Sie Ihrem Mitarbeiter/ihrer Mitarbeiterin das Vertrauen, die Aufgabe eigenverantwortlich zu erledigen und lassen Sie ihm/ihr dafür genügend Freiraum.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden über alle notwendigen Ressourcen und  Informationen verfügen, um die Aufgabe erfolgreich abschließen zu können.
• Führen Sie regelmäßige Gespräche, um den Stand sowie Abweichungen des Projektes zu reflektieren und geben Sie ihren Mitarbeitenden Feedback, damit sie sich weiterentwickeln können.
• Ermuntern Sie ihre Mitarbeitenden bei Problemen im Projekt, Sie zeitnah zu informieren und ggf. mit Ihnen nach Lösungen zu suchen.

Weitere Tipps zur Entlastung?:

1. Stellen Sie neuen oder noch unerfahrenen Mitarbeitenden einen Mentor/eine Mentorin zur Seite.
2. Lassen Sie Mitarbeitende bei größeren, komplexen Projekten oder in schwierigen Phasen durch Supervision oder ein Coaching begleiten.
3. Lassen Sie Projektleitungen bei größeren Veranstaltungen/Workshops durch eine externe Moderation unterstützen, damit diese nicht überfordert werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn Mitarbeiter/-innen neu sind, Sie selbst wenig Zeit haben oder an Veranstaltungen nicht teilnehmen können.

• Wenn Vorgesetzte Aufgaben/Projekte an ihre Mitarbeiter/-innen delegieren, haben diese die Möglichkeit, Führungsfähigkeiten zu entwickeln. Sie lernen, Verantwortung zu übernehmen, Entscheidungen zu treffen und Ergebnisse zu erzielen. Dies fördert die persönliche wie berufliche Weiterentwicklung.
• Durch die Delegation von Aufgaben können Vorgesetzte Mitarbeitende gezielt fördern, indem sie ihnen die Möglichkeit geben, neue Fähigkeiten zu erlernen. 
• Durch die Delegation größerer Aufgaben und Projekte zeigen Sie ihren Mitarbeitenden, dass Sie Ihnen etwas zutrauen und Ihnen auch vertrauen. Die Mitarbeiter/-innen fühlen sich oft motivierter und engagierter, wenn ihnen Verantwortung übertragen wird.
• Mitarbeitende können sich in immer komplexeren Projekten/Aufgabenbereichen bewähren und beweisen. Sie verbessern somit ihre Chancen für einen beruflichen Aufstieg. 
• Durch eine angemessenes Dankeschön und das Feiern des Erfolges nach Beendigung eines erfolgreichen Projekts stärken Sie das Selbstvertrauen Ihrer Mitarbeitenden und die Bereitschaft für die Übernahme weiterer Aufgaben.

Der Zusatz-TIPP: Um Klarheit darüber zu gewinnen, was ich an welchen Mitarbeitenden delegieren kann, sollte ich unbedingt die Qualifikation, Erfahrungen/Ressourcen, die Entscheidungskompetenzen sowie die zeitliche Auslastung durch andere Aufgaben meiner Mitarbeiter/-innen gut kennen. Ebenso sollte ich darauf achten, dass die delegierten Aufgaben/Projekte für meine Mitarbeiterin/meinen Mitarbeiter attraktiv, anspruchsvoll und interessant genug sind und zur Weiterentwicklung beitragen.

• Ein Coaching kann Sie dabei unterstützen, eigene Hemmnisse oder Glaubenssätze, die einer erfolgreichen Delegation im Wege stehen, zu entdecken und zu bearbeiten. 
• Coaching unterstützt Sie bei dem Aufbau einer positiven Haltung, damit Sie zukünftig mit einem besseren Gefühl, stimmiger und erfolgreicher delegieren. 
• Zukünftige Leitungsaufgaben lassen sich so leichter, mit mehr Gelassenheit und Freude wahrnehmen.

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