In diesem BLOG Beitrag geht es um Methoden zur Kompetenzstärkung für Führungs- und Leitungskräfte. Tools und Methoden können diese dabei unterstützen, den oft stressigen Leitungsalltag leichter zu managen.

 

Meine These: Tools entfalten ihre volle Wirkung aber nur, wenn sie vor dem Hintergrund eigener Führungserfahrung , der Persönlichkeit und den jeweiligen situativen Erfordernissen reflektiert und eingesetzt werden.

 

Neben Themen zur Persönlichkeit, der individuellen Stressresilienz, geht es bei einem multimodalen Ansatz auch - aber nicht nur! - darum, instrumentelle Techniken und Kompetenzen für den Leitungsalltag (z.B.  Zeitmanagement) zu erwerben.  

 

Stellen Sie sich hierfür kurz das Bild eines Orchesters vor: In einem  Konzert müssen Dirigent/-in, unterschiedliche Musiker /-innen mit ihren jeweiligen Instrumenten gut zusammen spielen. Nur so entsteht ein Klangerlebnis, welches Musikern wie Konzertbesuchern  gleichermaßen Freude bereitet.

 

Häufig wird in Beiträgen für Führungs- oder Leitungskräfte einseitig  jeweils eine Seite, häufig die selbst präferierte, als wichtig vermittelt, wie z.B. die psychologische Stärkung der Resilienz, der Erwerb von  Kompetenzen zu Führungsstilen/-wissen oder eben das Erlernen von  instrumentellen Fähigkeiten (wie z.B. Zeitmanagement).

  

Es gibt meines Erachtens im Führungsalltag aber kein entweder oder, sondern nur ein sowohl als auch!

Führungs- und Leitungskräfte haben komplexe Aufgaben zu managen und zu lösen. Sie müssen dabei gleichzeitig unterschiedlichste Bereiche (Personalführung/-entwicklung, Finanzen, Unternehmensziele, Kommunikation intern und nach außen...) im Blick behalten. Dafür benötigen Sie unterschiedliche Fähigkeiten. Im besten Fall spielen diese Kompetenzen und Fähigkeiten wie in einem "Orchester" gut zusammen, um die Herausforderungen in den jeweils unterschiedlichen Situationen gut, angemessen, mit dem richtigen Maß an Empathie, aber auch der nötigen Klarheit, erfolgreich zu steuern oder zu lösen. 

 

Aus diesem Grund, sollen auch instrumentelle Tools und Techniken hier in diesem BLOG Raum finden. Richtig angewendet können diese  Führungskräfte in ihrem Alltag  ebenfalls entlasten und zur Stressreduzierung beitragen. Sie stehen dabei aber nie allein, sondern immer in einem "Konzert" oder Wechselspiel mit anderen wichtigen Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmalen der Führungskraft (wie z.B.  eigene innere Haltung, Werte, Einstelllungen, Empathie, Resilienzförderung, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit...) , wenn sie zu einem erfolgreichen Führungsalltag beitragen sollen.

 

Im heutigen BLOG geht es um das Thema "Richtig Priorisieren"  im Führungs- und Leitungsalltag  und wie Sie Tools/Techniken dabei unterstützen können.

 

 Eine der wichtigsten Fähigkeiten von Führungskräften ist die Fähigkeit,

Prioritäten richtig zu setzen.

 

Auf Führungs- und Leitungskräfte kommen jeden Tag aufs Neue unzählige Aufgaben zu (E-Mails, Telefonate, Anfragen, Gespräche, Entscheidungserfordernisse, Dienstreisen, Informationen, Einladungen, Besprechungen,  Einstellungen/Entlassungen, Konfliktgespräche, Krisenmanagement, Umstrukturierungen...)

 Schnell verliert man dabei auch als Führungskraft den Überblick oder arbeitet ohne länger zu überlegen, reaktiv Dinge ab, die einen aktuell gerade erreichen.

 

 TIPP: Nehmen Sie sich Zeit für die Priorisierung! 

• Die Zeit, die Sie sich hier nicht nehmen, kostet Sie ein mehrfaches an Zeit im weiteren Prozess und lässt Sie schnell den Überblick verlieren.
• Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um zu entscheiden, was am wichtigsten ist und konzentrieren Sie sich auf diese Aufgaben.
• Setzen Sie also Prioritäten!
• Lassen Sie sich dabei gerne unterstützen durch elektronische Planungs-Tools! 

Aber wie genau geht dies?

• Erstellen Sie sich zunächst einen Plan. Hierbei kann es sich um einen Monats-, Wochen- oder auch Tagesplan handeln.
• Filtern Sie zunächst für sich die wichtigen Aufgaben und Projekte in eine Liste heraus.
• Sortieren Sie anschließend die Aufgaben dieser Liste noch einmal entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit
• Setzen Sie diese entsprechend ganz oben in Ihre To Do Liste.

Prioritätensetzung

 

Die alt bewährte und effektive Methode des Aufgaben- und Prioritätsmanagements nach Eisenhower* hat sich lange und vielfältig bewährt, um Aufgaben zu priorisieren und den Fokus auf das Wesentliche zu lenken.

 

Fragen Sie sich (in freier Anlehnung an Eisenhower) nach der Wichtigkeit und Dringlichkeit Ihrer Aufgaben:

 

Wichtigkeit: Fragen Sie sich weiter, wie wichtig diese Aufgabe für das Erreichen der Ziele (betriebliche wie persönliche) wirklich sind?

 

Dringlichkeit: Gehen Sie danach die Aufgaben durch und bewerten Sie, wie dringend diese sind. Stellen Sie sich dabei auch die Frage bis wann diese erledigt sein müssen.

 

Ordnen Sie die Aufgaben in der Matrix den vier Feldern zu: Haben Sie den Mut, sich von Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, zu verabschieden. Dies kann bedeuten, dass Sie diese einfach lassen und nicht mehr tun (Papierkorb) oder delegieren Sie diese.

 

Aufgaben, die sich als wichtig und dringend erweisen (Ausrufezeichen!) sollten Sie als erstes angehen. Erweisen diese Aufgaben sich trotzdem noch als zu viel, priorisieren Sie innerhalb dieses Feldes erneut. Fragen Sie sich auch als Führungskraft, welche Aufgaben sie davon unbedingt selbst erledigen müssen und ob Sie Aufgaben delegieren oder intern wie extern auslagern können (z.B. an die Mitarbeitende in der Rechtsabteilung, persönliche Referenten/-in, stellvertretende Leitung, einen EDV Service-Anbieter...). In der Regel lassen sich viel mehr Aufgaben delegieren, als Sie gemein hin denken!

 

Verfügbare Ressourcen: Vergessen Sie dabei nicht zu prüfen, welche Ressourcen Sie zur Erledigung dieser Aufgaben zur Verfügung haben. (Zeit, Personal, Finanzen, Räume, Material, Fachwissen, Netzwerke...) 

 

Realistische Planung und Umsetzung: Bringen Sie Ihre Prioritätenliste in Einklang mit den verfügbaren Ressourcen, damit die Bearbeitung auch realistisch umsetzbar ist. Falls dies nicht der Fall sein sollte, planen Sie entsprechend um. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Liste regelmäßig und passen Sie diese den aktuellen Erfordernissen an (wie z.B. Personalausfall durch Krankheit, Lieferengpässe, plötzlich erforderliches Krisenmanagement...). Sollten Sie wirklich Alles in Betracht gezogen haben, aber die Aufgaben sind nicht zu bewältigen,  erfordert dies in der Regel andere, größere Eingriffe und organisatorische Umstrukturierungen (z.B. mehr Personal anstellen, Zeitarbeitskräfte hinzuziehen, sich von Aufgaben oder ganzen Feldern zu verabschieden, Kräfte durch Zusammenarbeit/Partnerschaften bündeln...) 

 

* D. Eisenhower war 34. Präsident der Vereinigten Staaten und hat die sogenannte "Eisenhower-Matrix" entwickelt. Sie ist eine einfache und effektive Methode, um Aufgaben zu priorisieren und die Produktivität zu steigern

An dieser Stelle erinnern wir uns noch einmal an das Bild des Orchesters: Natürlich muss jeder Musiker/jede Musikerin die Technik beherrschen, das jeweiliges Instrument sicher zu spielen. Das reicht aber nicht. Sie müssen mit den anderen "Mitspieler/-innen" gemeinsam und gut abgestimmt vorgehen.

 

Auch für Führungs- und Leitungskräfte gilt: Die Anwendung eines Tools reicht alleine nicht aus bzw. wird nur erfolgreich gelingen, wenn Sie als Führungs-oder Leitungskraft

1. gut vernetzt sind, abgestimmt und gut mit Ihren Mitarbeitenden, Kollegen/innen anderer Bereiche, intern wie extern, gut zusammen arbeiten.
2. dies unter Berücksichtigung ihrer anderen Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen tun. Verfügen Sie z.B. über zu wenig Stressresilienz, fällt es schwer bei hohem Zeitdruck ruhig zu bleiben und sich die nötige Zeit zu nehmen, um zu reflektieren, zu  priorisieren und zu planen.
3. Ihre eigenen Einstellungen und Glaubenssätze reflektieren, prüfen und ggf. weiterentwickeln. So stehen eigene Einstellungen wie z.B. ("am Besten mache ich Alles allein" oder "wenn ich als Leitungskraft etwas delegiere oder um Unterstützung bitte, fühle und zeige ich mich als schwacher Chef oder Chefin") einer Umsetzung im Weg.
4. Gut kommunizieren: Sonst setzen Sie zwar Prioritäten, kommunizieren diese aber zu wenig, unklar oder ohne die nötige Empathie für die Aufgaben der Anderen. In diesem Fall kennen Ihre Mitarbeitenden Ihre Prioritäten nicht, haben die delegierte Aufgaben unter Umständen nicht richtig verstanden, sind überfordert oder gehen in den Widerstand.

In diesem Fall macht die vorgenommene Delegation dann in der Tat mehr Arbeit, als wenn Sie diese Aufgabe selbst erledigt hätten. Aber Achtung! Hier lauert gleich der nächste Denkfehler! Mit Gedanken wie ("Dann kann ich das ja gleich selbst machen"...) verfestigen Sie ggf. einen bereits vorhandenen Glaubenssatz weiter ("Am Besten mache ich auch zukünftig alles Selbst!").

 

Was sollte aber statt dessen in den Blick genommen werden? Das sind Fragen wie:

• Was ist wo und wann schief gelaufen?
• Was genau wurde durch die Mitarbeitenden nicht verstanden?
• Wie ginge es besser? 
• Was brauchen die Mitarbeitenden von mir, um die Aufgabe gut erledigen zu können? 

 Stellen Sie sich diesen Fragen nicht, verschenken Sie Gelegenheiten/Chancen gleich in mehrfacher Hinsicht:

1. Der Personalentwicklung in Bezug auf ihre Mitarbeitenden (z.B. neue herausfordernde Aufgaben zu lösen und sich so zu bewähren) 

2. Eine dauerhafte Entlastung für sich selbst als Leitungskraft zu schaffen, z.B., indem Sie umfangreicher delegieren können und Zeit für Führungsaufgaben bekommen

3. Die Chancen für gemeinsames weiterlernen, z.B. wie Delegation gut gelingt und was es dazu braucht.

 

Umwege erhöhen die Ortskenntnis oder 

Umwege, Reflexion und eigenes Lernen zahlen sich gleich mehrfach aus.

Und damit wären wir schon bei der nächsten Frage:

Wie delegiere ich denn eigentlich richtig ?

 

Dieses Thema werde ich einem meiner nächsten BLOG-Beiträge aufgreifen.

 

Haben Sie (neue) Leitungsaufgaben übernommen, möchten sich Weiterentwickeln oder stehen vor einer Neu- oder Umorientierung ?

Sie möchten sich Raum und Zeit für die Reflexion Ihres Leitungshandelns, Ihres "beruflichen Standortes" oder Ihrer (beruflichen) Zukunft nehmen oder spüren eine gewisse Unzufriedenheit/fühlen sich gestresst und möchten gerne etwas verändern?

 

Dann sind Sie in einem Coaching  bei mir genau richtig!

Buchen Sie ganz einfach Ihren Wunschtermin für ein kostenfreies Erstgespräch hier über mein Kalender-Tool (TuCalendi)