Neuer Themen-Schwerpunkt: Konflikte leichter lösen
Einführung:
In meinem BLOG: "Leitung leicht erklärt" geht es ab Oktober 22 um das neues Schwerpunktthema: "Konflikte im Leitungsalltag erfolgreicher und leichter lösen". Einige meiner Klienten/-innen, aber auch Teilnehmende der kleinen Befragung, äußerten hierzu Wünsche, die ich gerne aufnehme.
Im ersten Beitrag dieser Themenfolge lade ich Sie ein, sich einen konkreten Konflikt mit einem Mitarbeiter/einer Mitarbeiterin aus Ihrem Leitungsalltag zur Hand zu nehmen.
Sollte Ihnen spontan keiner einfallen, überlegen Sie gerne anhand des hier vorgestellten exemplarischen Falles, was Ihnen auffällt und wie Sie selbst bei einem "Kritikgespräch" vorgehen würden.
Notizen zu meinem eigenen Fall:
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Hier schildere ich Ihnen nun einen exemplarischen Konfliktfall aus einem meiner Coachings in anonymisierter Form.
Exemplarisches Fallbeispiel
Die Leitungskraft Frau Müller schilderte den Konflikt mit einer ihrer Mitarbeiterinnen wie folgt:
"Frau Weber ist für die Absprachen mit unseren Kooperationspartnern zuständig. Sie arbeitet recht selbstständig, aber wendet aus meiner Sicht viel zu viel Zeit für die Telefonate und Besuche bei den einzelnen Kooperationspartnern auf. Aus meiner Sicht ginge dies alles etwas effektiver. Außerdem infomiert Sie mich als Vorgesetzte nicht rechtzeitig und vollständig. Dies ist insbesondere bei den Finanzabsprachen ein echtes Problem. Letzte Woche hat Sie nun bereits zum zweitenmal mit einem der Kooperationspartner verhandelt und diesem ein Budget zugesagt, ohne dieses vorher mit mir abzuklären. Da das Gesamtbudget ständigen Veränderungen unterworfen ist, gibt es die klare Absprache, dass Finanzzusagen in einem größeren Umfang, vorher mit mir abzuklären sind.
Diese eigenmächtige Vorgehensweise von Frau Weber ärgert mich sehr, da Sie mich wiederum bei der Geschäftsführung in Probleme bringt. Wenn ich aber mit meiner Mitarbeiterin in der Vergangenheit geredet und Ihr gegenüber Kritik äußerte, reagierte diese schnell gekränkt. Sie redete anschließend mit mir nur das Nötigste, machte Dienst nach Vorschrift und sorgte für ein angespanntes Klima. Ich selbst merke, dass mein Ärger dadurch weiter steigt und ich selbst Bauchweh vor der nächsten Auseinandersetzung mit Frau Weber habe. Ehrlich gesagt, würde ich Frau Weber am Liebsten an eine andere Abteilung abgeben".
Wie kann ich Kritik konstruktiv ansprechen?
Fragen zum Beispiel:
- Gibt es eine schnelle Hilfe/Unterstützung für das bevorstehende Gespräch?
- Wie kann ich meine Kritik so äußern, dass ich mein Ziel erreiche und sich etwas positiv verändert?
- Wie sag ich es so, dass die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter dies gut annehmen kann und meine Kritik nivh zur Kränkung führt?
Sie ahnen es schon: In diesem Fall gibt es eine ganze Reihe weiterer Aspekte, bewusste wie unbewusste Themen, die im Coaching bearbeitet wurden. Und natülich gibt es auch viele Methoden, die hier unterstützend zum Einsatz kommen können, um das Ziel zu erreichen.
Frage an Sie: Welches Vorgehen, welche Methode oder welches Instrumentarium setzten Sie selbst in Ihrem Leitungsalltag ein, wenn es darum geht, ein Kritikgespräch mit ihren Mitarbeitenden zu führen?
Hier greife ich heute nur ein Vorgehen/Modell auf, welches ich Ihnen näher vorstellen möchte. Dabei handelt es sich um ein einfaches, schnell anzuwendendes Instrumentarium, das Leitungskräften ermöglicht, zeitnah und konstruktiv zu agieren:
Das Modell: SAG ES!
Nach einer Analyse und dem Verstehen der Ausgangssituation, gebe ich meinen Coachees häufiger dieses Modell als Unterstützung an die Hand. Es hilft Ihnen dabei, Kritikgespräche erfolgreicher und leichter zu führen. Im Coaching trainieren wir ggf. noch das konkrete Vorgehen für die jeweilige Gesprächssituation und der Coachee erhält hierzu auf Wunsch ein Feedback.
Diese strukturierte Vorgehensweise unterstützt Sie als Leitungskraft dabei, sich auf das Gespräch innerlich vorzubereiten, sich nicht von eigenen Emotionen hinreisen zu lassen, sondern zielorientiert, klar, ruhig und in konstruktiver Art und Weise die Kritik zu äußern.
Modell SAG ES!
Die einzelnen Schritte des Vorgehens:
S Sichtweise schildern
A Auswirkungen beschreiben
G Gefühle benennen - wo es Sinn macht!
E Erfragen wie der Andere das sieht?
S Schlussfolgerung: Wie könnte eine gute Lösung und
Vereinbarung aussehen?
Versuchen wir es gemeinsam!
Sie sind zunächst gefordert:
Ich möchte Sie einladen, dieses Modell einmal selbst auszuprobieren. Dies können Sie sowohl an Ihrem eigenen Praxisbeispiel oder auch an dem hier geschilderten exemplarischen Fallbeispiel tun.
Stellen Sie sich hierfür bitte vor, Sie sind die Leitungskraft Frau Müller oder Herr Müller und möchten am nächsten Tag mit Frau Weber über ihren Ärger, ihre Kritik und den Vorfall sprechen. Welche Emotionen spüren Sie bei sich selbst vor dem Gespräch? Wie werden Sie vorgehen? Was werden Sie sagen?
Wie könnte sich das in unserem Beispiel anhören?
1. Sichtweise schildern: "Mir ist aufgefallen, dass Sie, Frau Weber, mich nun bereits zum zweiten Mal nicht über das Gespräch mit unserem Kooperationspartner XY infomiert und das Budget vor Ihrer Zusage an den Kunden nicht mit mir abgeklärt haben".
2. Auswirkungen benennen: "Für mich heißt das, dass die Planungen für das Gesamtbudget so nicht mehr stimmen und ich dies mit der Geschäftsführung thematisieren muss. Dies kostet mich zusätzliche Arbeit und Zeit für die Gespräche mit der Geschäftsführung und im schlimmsten Fall bedeutet dies sogar, dass wir die Zusage bei unserem Kunden zurückziehen müssen, was unseren Ruf als verlässlicher Partner gefährdet".
3. Gefühle benennen:" Ich habe mich darüber geärgert, da ich Ihnen ausdrücklich gesagt hatte, dass Budgetzusagen ab einer bestimmten Höhe mit mir vorher abzuklären sind und Sie dies nun schon zum zweiten Mal nicht einhalten".
4. Erfragen, wie der Andere dies sieht: "Frau Weber, ich möchte wirklich gerne verstehen, warum dies so gelaufen ist und wie Sie die Situation sehen?" Je nach Antwort evtl. weiter: "Wenn ich Sie richtig verstehe, erleben Sie diesen Kooperationspartner unter großem Finanz- und Zeitdruck und möchten ihm daher eine schnelle Zusage geben. Frau Weber, das kann ich durchaus nachvollziehen. Mir ist aber wichtig, dass Sie trotzdem im Vorfeld mit mir erst das Budget abklären, da ich dieses verantworten und frei geben muss und noch viele andere Projekte aus dem Gesamtbudgetrahmen davon mitbetroffen sind".
5. Schlussfolgerung: "Frau Weber, lassen Sie uns doch überlegen wie eine gute Lösung/ ein gutes Vorgehen zukünftig aussehen kann. Haben Sie dazu Ihrerseits noch eine Idee oder Frage dazu? Frau Weber, dann möchte ich jetzt mit Ihnen gerne folgendes Vorgehen .... verbindlich vereinbaren und festhalten"
6. Überprüfung: "Ich schlage Ihnen vor, Frau Weber, dass wir bei unserem nächsten Mitarbeitergespräch in zwei Monaten zusammen prüfen, ob und wie das gelungen ist. Gerne können wir uns darüberhinaus auch noch einmal über die Drucksituation bei den Kunden austauschen. Vielleicht fallen uns ja noch andere Möglichkeiten ein, wie wir die Kunden in anderer Weise unterstützen könnten"...
Frau Weber, ich danke Ihnen für das Gespräch und wünsche Ihnen noch einen guten Arbeitstag.
Sie möchten noch weitere Tipps?
Hier geht es zu den TIPPS:
- Konzentrieren Sie sich bei der Kritik immer nur auf eine Sache/einen Punkt, den Sie kritisieren möchten. Holen Sie nicht zu einem Rundumschlag aus!
- Das Gespräch sollte möglichst zeitnah an das Vorkommnis erfolgen.
- Treffen Sie zum Abschluss des Gespräches eine gemeinsame Vereinbarung mit ihrer Mitarbeiterin/ihrem Mitarbeiter.
- Je nach Kritikpunkt oder Vorfall macht es Sinn, einen weiteren Termin in zeitlichem Abstand zu vereinbaren, um gemeinsam zu überprüfen, ob die Vereinbarung eingehalten wurde und welche Auswirkungen dies auf die Zusammenarbeit hatte.
Noch einige Tipps für Ihre Vorbereitung und Vorarbeit:
- Wenden Sie sich vorab Ihren eigenen Emotionen (Ärger, Wut, Angst...), Gedanken und Einstellungen gegenüber dem Gesprächspartner zu und machen Sie sich diese bewusst.
- Nehmen Sie anschließend eine professionelle Haltung ein und formulieren Sie Ihr Anliegen zielgerichtet, klar, aber in respektvoller und konstruktiver Art und Weise.
- Lassen Sie alle Bemerkungen weg, die verletzend wirken können (z.B. Ironie, Abwertungen der Person, charakterliche Zuschreibungen oder Verallgemeinerungen)
Sie merken, dass sich die Konflikte mit einem Mitarbeitenden häufen, Sie Ihre Emotionen nur schwer kontrolliert bekommen oder auch nach vielen Gesprächen keine Änderung eintritt? Dann könnte eine externe Unterstützung (Supervision/Coaching) für Sie Sinn machen.
Sie haben Interesse an einem Coaching oder Supervision? oder
Sie haben einfach noch Fragen dazu!
Setzen Sie sich gerne mit mir in Verbindung über info@gruenweller.de und teilen Sie mir Ihre gewünschte Kontaktadresse (E-Mail oder Telefon) mit. Ich melde mich zeitnah für ein kostenfreies Telefonat bei Ihnen.
oder buchen Sie einen Erstgesprächstermin direkt über TUcalendi online auf meiner Homepage unter shop (ganz unten auf der Seite finden Sie die Terminbuchung)
Hinweis:
Im nächsten BLOG Beitrag
geht es um das Thema "Klartex reden: Sagen, was ich denke"